Для повседневной работы в Excel и Word хватает двух-трёх десятков сочетаний. В Excel это Ctrl+стрелки для прыжка по данным, F2 для правки ячейки, Alt+= для автосуммы, F4 для закрепления адреса в формуле и Ctrl+Shift+L для фильтра. В Word - Ctrl+B, I и U для начертания, Ctrl+E, L, R, J для выравнивания, Ctrl+H для замены и Ctrl+Enter для разрыва страницы. Ниже они собраны по задачам, чтобы их было проще запомнить и применять.
Общие сочетания работают в обеих программах одинаково: Ctrl+C, Ctrl+X, Ctrl+V (копировать, вырезать, вставить), Ctrl+Z (отмена), Ctrl+Y (повтор), Ctrl+S (сохранить), Ctrl+P (печать), Ctrl+A (выделить всё), Ctrl+F (поиск). Остальное специфично для программы.
Excel: перемещение и выделение
В больших таблицах мышь и полоса прокрутки отнимают время. Клавиатура справляется быстрее.
- Ctrl+стрелка - прыжок к краю блока данных в этом направлении. Если ячейка заполнена, курсор переходит на последнюю заполненную в строке или столбце, а при повторном нажатии - к следующему блоку.
- Ctrl+Shift+стрелка - то же, но с выделением. Так за секунду выделяется целый столбец данных.
- Ctrl+Home - в ячейку A1, Ctrl+End - в последнюю использованную ячейку листа.
- Ctrl+пробел - выделить столбец, Shift+пробел - выделить строку.
- Ctrl+A - выделить всю таблицу (нажатие внутри данных выбирает область данных, повторное - весь лист).
- Ctrl+Page Down и Ctrl+Page Up - переход на следующий и предыдущий лист книги.
- Ctrl+G или F5 - окно «Переход»: можно ввести адрес ячейки, например D500, и сразу оказаться там.
Excel: ввод и правка
- F2 - перейти в режим правки текущей ячейки без двойного щелчка мышью.
- Enter - записать и перейти вниз, Tab - записать и перейти вправо. Чтобы после ввода перейти вверх или влево, добавьте Shift.
- Alt+Enter - перенос строки внутри ячейки. Обычный Enter запишет ячейку и перейдёт дальше, а так вы получаете две-три строки в одной ячейке.
- Ctrl+Enter - ввести одно и то же значение или формулу во все выделенные ячейки сразу.
- Ctrl+D - заполнить вниз содержимым верхней ячейки выделения, Ctrl+R - заполнить вправо.
- Ctrl+; - вставить сегодняшнюю дату, Ctrl+Shift+; - вставить текущее время. Значения при этом статичны и сами не обновляются.
- Ctrl+Plus - вставить строки или столбцы, Ctrl+Minus - удалить выделенное.
- Ctrl+1 - окно формата ячеек: число, дата, выравнивание, границы.
- F12 - «Сохранить как».
Excel: формулы и таблицы
- Alt+= - вставить функцию суммы. Выделите диапазон под столбцом чисел или справа от строки и нажмите сочетание: Excel подставит автосумму. Это один из самых практичных приёмов.
- F4 - при редактировании формулы переключает тип ссылки: A1, $A$1, A$1, $A1. Знаки доллара «закрепляют» строку или столбец, чтобы при копировании формулы ссылка не сдвигалась. Вне формулы F4 повторяет последнее действие.
- Ctrl+` (клавиша слева от единицы) - переключает показ формул вместо результатов на всём листе. Помогает искать ошибки.
- Ctrl+T - превратить диапазон в «умную» таблицу с фильтрами и автоформатированием.
- Ctrl+Shift+L - включить или выключить фильтр на строке заголовков.
- Shift+F3 - окно вставки функции.
Когда данных много, следующий шаг - сводные таблицы; как их собирать, мы описали в статье как сделать сводную таблицу. А чтобы наглядно показать итоги, пригодится материал как построить график в таблице.
Excel: форматирование
- Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U - полужирный, курсив, подчёркивание (в русской раскладке работают те же буквы по клавише: B находится на клавише с буквой «и»).
- Ctrl+Shift+4 - денежный формат, Ctrl+Shift+5 - процентный, Ctrl+Shift+1 - числовой с разделителем разрядов.
- Ctrl+9 и Ctrl+0 - скрыть строки и столбцы выделения. Вернуть скрытое можно сочетаниями Ctrl+Shift+9 и Ctrl+Shift+0, хотя в части версий последнее сочетание перехватывает система и приходится использовать контекстное меню.
Word: форматирование текста
- Ctrl+B - полужирный, Ctrl+I - курсив, Ctrl+U - подчёркнутый.
- Ctrl+E - по центру, Ctrl+L - по левому краю, Ctrl+R - по правому краю, Ctrl+J - по ширине.
- Ctrl+Shift+> и Ctrl+Shift+< - увеличить и уменьшить размер шрифта.
- Shift+F3 - циклически менять регистр выделенного: строчные, ПРОПИСНЫЕ, С Заглавной. Это спасает, когда текст набран с включённым Caps Lock.
- Ctrl+Shift+C и Ctrl+Shift+V - скопировать и вставить формат (удобно, чтобы быстро выровнять оформление абзацев).
- Ctrl+пробел - снять ручное форматирование с выделенного фрагмента.
Word: структура документа
- Ctrl+Alt+1, Ctrl+Alt+2, Ctrl+Alt+3 - применить стиль заголовка первого, второго, третьего уровня. Именно по стилям Word строит оглавление: как это сделать, читайте в статье как сделать оглавление в ворде.
- Ctrl+Enter - вставить разрыв страницы. Правильнее, чем нажимать Enter много раз: страница начнётся с нужного места, даже если текст выше изменится.
- Ctrl+K - вставить гиперссылку.
- Ctrl+Home и Ctrl+End - в начало и в конец документа.
- F7 - проверка орфографии.
Word: поиск, замена и защита от потерь
- Ctrl+F - панель поиска слева. Ctrl+H - окно замены: заменить одно слово на другое во всём документе.
- Ctrl+S - сохраняйте документ по привычке каждые несколько минут.
- F12 - «Сохранить как». Нужно, если требуется другой формат или имя, например PDF.
- Автосохранение Word спасает при сбоях, но не гарантирует результат. Если документ закрылся, а сохранить не успели, поможет статья Word закрылся, документ не сохранился.
Что делать, если сочетание не работает
- Английская и русская раскладка. В Excel и Word сочетания привязаны к положению клавиши, а не к букве, поэтому обычно работают в любой раскладке. Исключения бывают у локализованных вариантов команд в старых версиях.
- Ноутбук с мультимедийными клавишами. Для F-клавиш может потребоваться удерживать Fn.
- Программа открыта в режиме защищённого просмотра. Нажмите «Разрешить редактирование», иначе часть команд недоступна.
- Другой язык интерфейса или другая версия. Названия пунктов меню различаются, а сами сочетания почти всегда те же.
- Клавиатура неисправна. Проверьте её на других программах.
Коротко
- Excel: Ctrl+стрелки для навигации, F2 для правки, Alt+= для суммы, F4 для ссылок, Ctrl+Shift+L для фильтра.
- Word: Ctrl+B, I, U для оформления, Ctrl+E, L, R, J для выравнивания, Ctrl+H для замены, Ctrl+Enter для разрыва страницы.
- Общие для обеих программ: Ctrl+Z, Ctrl+S, Ctrl+F.
- Осваивайте по два-три сочетания за раз, иначе всё забудется.