Чем автособираемое оглавление отличается от оглавления вручную
Оглавление в текстовом документе можно сделать двумя способами. Первый - автособираемое: редактор сам находит заголовки в тексте по их стилю и строит список с номерами страниц, который потом обновляется одной командой. Второй способ - набрать оглавление вручную, как обычный текст, и вручную же проставить номера страниц.
Автособираемое оглавление удобнее почти всегда: если текст меняется, добавляются или удаляются страницы, оглавление достаточно один раз обновить - и все номера страниц пересчитаются автоматически. У ручного оглавления такого преимущества нет: любое изменение в тексте документа означает, что номера страниц в оглавлении придётся проверять и поправлять заново.
Ручной способ оправдан только в отдельных случаях: например, когда документ короткий и оглавление больше не понадобится обновлять, или когда структура документа не подчиняется стилям заголовков и автоматический сборщик не сможет её найти. Ещё один случай - готовый шаблон с уже утверждённым оформлением оглавления, которое не совпадает ни с одним из встроенных стилей, а перестраивать шаблон под автоматический сборщик дороже, чем один раз вписать номера страниц руками.
Как проставить стили заголовков
Автособираемое оглавление строится не по размеру шрифта и не по жирности текста, а по стилю, который присвоен абзацу. Поэтому первый шаг - не вставка оглавления, а разметка самого текста.
- Выделите строку, которая должна стать заголовком раздела.
- На панели стилей найдите вариант "Заголовок 1" - он предназначен для самых крупных разделов документа.
- Для подразделов внутри раздела используйте "Заголовок 2", для более мелких подпунктов - "Заголовок 3" и так далее.
- Повторите для всех заголовков документа, соблюдая уровни: не стоит присваивать подпункту стиль первого уровня, если он логически относится к разделу более высокого уровня.
После разметки заголовки в тексте обычно меняют внешний вид - становятся крупнее и заметнее, потому что у каждого стиля есть заранее заданное форматирование. Если вас не устраивает, как выглядят заголовки, оформление стиля можно изменить отдельно, не трогая сам механизм построения оглавления.
Как вставить автособираемое оглавление
Когда заголовки размечены стилями, можно вставлять оглавление.
- Поставьте курсор в то место документа, где должно появиться оглавление - обычно это отдельная страница в начале.
- Откройте вкладку, которая отвечает за ссылки или структуру документа, и найдите пункт "оглавление".
- Выберите один из готовых вариантов оформления или встроенный автоматический стиль - редактор сам найдёт все абзацы с заголовками и соберёт список с номерами страниц.
- Оглавление появится как единый объект: при наведении на него редактор обычно подсвечивает область целиком, а не как отдельный текст.
Если после вставки список пустой или содержит не все разделы, значит, часть заголовков либо не размечена нужным стилем, либо размечена стилем, который не выбран для отображения в оглавлении - это самая частая причина проблемы.
Как перейти по оглавлению к нужному разделу
У автособираемого оглавления есть удобное побочное свойство: по нему можно сразу переходить к нужному разделу документа, не пролистывая страницы вручную. Обычно для перехода достаточно щёлкнуть по пункту оглавления, удерживая клавишу перехода по ссылке - курсор при наведении на пункт списка меняет вид, показывая, что переход возможен. В электронном документе, который читают не только с экрана компьютера, но и, например, в отдельной программе для чтения, это же оглавление часто превращается в кликабельную навигацию по всему файлу.
Кроме самого оглавления, для перехода между разделами длинного документа удобна отдельная панель навигации по заголовкам, которая обычно открывается через тот же раздел меню, что и вставка оглавления. Она показывает список заголовков сбоку от текста и обновляется вместе с документом - в отличие от самого оглавления, которое требует ручного обновления, эта панель отражает изменения сразу.
Что делать, если часть заголовков не попала в оглавление
Если оглавление собралось, но часть разделов в нём отсутствует, чаще всего дело в одной из трёх причин. Во-первых, пропущенный заголовок мог быть набран крупным шрифтом или жирным начертанием вручную, без применения настоящего стиля заголовка - визуально он похож на остальные заголовки, но для сборщика оглавления не существует, потому что тот ориентируется именно на стиль абзаца, а не на внешний вид. Проверить это просто: поставьте курсор в такой заголовок и посмотрите, какой стиль подсвечен на панели стилей.
Во-вторых, при вставке оглавления можно было ограничить количество уровней заголовков, которые в него попадают - например, указать только первый и второй уровень, тогда заголовки третьего уровня в список не войдут, даже если они размечены правильно. Стоит проверить настройки количества уровней в свойствах самого оглавления.
В-третьих, если документ собирался из нескольких частей копированием текста из других файлов, стили могли скопироваться с другим именем - внешне заголовок выглядит одинаково, но формально это другой стиль, не тот, что ищет сборщик оглавления. В этом случае поможет только заново присвоить таким заголовкам правильный стиль вручную.
Как обновить оглавление после правки текста
Оглавление не пересчитывается само при редактировании документа - его нужно обновлять вручную, и это стоит делать перед печатью или отправкой документа, даже если изменения кажутся незначительными.
Для обновления щёлкните правой кнопкой мыши по оглавлению и выберите пункт обновления, либо выделите оглавление и нажмите соответствующую клавишу обновления полей. Редактор предложит выбрать: обновить только номера страниц или обновить целиком, включая список заголовков. Если менялся только объём текста, а заголовки остались прежними, достаточно обновить номера страниц. Если добавлялись, удалялись или переименовывались разделы, стоит обновить целиком.
Как сделать оглавление вручную
Ручной способ подходит, когда автоматический сборщик по каким-то причинам не годится - например, документ пришёл от другого автора без разметки стилей, а перестраивать всю структуру ради оглавления не хочется.
- Наберите список названий разделов обычным текстом в нужном порядке.
- Просмотрите документ и определите, на какой странице начинается каждый раздел.
- Впишите номера страниц напротив каждого пункта - вручную, отдельными числами.
- Для аккуратного вида можно использовать выравнивание по правому краю с точечным заполнением между названием раздела и номером страницы - такая настройка обычно есть в параметрах табуляции абзаца.
Минус такого оглавления очевиден: при любой правке текста, из-за которой сдвигаются страницы, все номера нужно проверять заново вручную, и с ростом документа вероятность ошибки растёт. По этой причине ручное оглавление имеет смысл составлять в самом конце работы над документом, когда текст уже не будет меняться, а не в начале - иначе придётся возвращаться к нему после каждой правки.
Есть и промежуточный вариант: набрать список разделов вручную, но номера страниц вставить не текстом, а специальными полями-ссылками на закладки, расставленные перед каждым заголовком. Такое оглавление обновляется так же, как автособираемое, хотя внешний вид и порядок пунктов задаются полностью вручную - это удобно, если нужен нестандартный список, например с описанием раздела в одну строку, но при этом не хочется вручную пересчитывать страницы после правок.
Как убрать номера страниц из оглавления или изменить формат
Иногда автособираемое оглавление нужно не в стандартном виде. Изменить его можно через те же настройки, где оно вставлялось.
- Убрать номера страниц - в настройках оглавления есть отдельная опция показа номеров страниц, её можно отключить, если оглавление нужно только как список разделов без привязки к странице, например для электронного документа, который не печатают.
- Убрать точки-заполнители между названием и номером - формат заполнителя обычно тоже настраивается отдельным пунктом и может быть заменён на пустое место, линию или другой символ.
- Ограничить количество уровней - если в оглавление попадают слишком мелкие подпункты и список получается длинным, можно указать, что нужно показывать только заголовки первого и второго уровня, а не все подряд.
- Изменить внешнее оформление - шрифт и отступы оглавления определяются отдельным стилем, который можно поправить так же, как любой другой стиль абзаца в документе.
После любого из этих изменений оглавление стоит один раз обновить целиком, чтобы новые настройки применились ко всем пунктам списка, а не только к тем, что были видны на экране в момент изменения.
Оглавление, собранное автоматически через стили заголовков, экономит время при работе с любым документом длиннее нескольких страниц - и в редакторе Word, и в аналогичных программах. Ручной способ стоит держать про запас на случай, когда документ пришёл без разметки, а перестраивать его целиком нет возможности или времени.
На практике удобнее всего сразу приучить себя размечать заголовки стилями по ходу написания текста, а не в самом конце: тогда к моменту, когда документ готов, оглавление собирается за пару кликов и не превращается в отдельную трудоёмкую задачу перед сдачей работы.