Гиперссылку ставят так: выделяют текст, картинку или фигуру, открывают в меню вставки пункт со смыслом «Гиперссылка» и указывают, куда вести - на слайд этой же презентации, на файл, на адрес в сети или на почтовый ящик. Кнопка отличается только внешним видом и способом задания: это фигура, которой назначили действие, поэтому для неё в редакторе есть отдельный набор готовых форм со стрелками и домиком. Работают и та и другая только в режиме показа: в режиме правки щелчок по ссылке просто выделяет объект.
Что можно превратить в ссылку
Ссылку принимает почти любой объект слайда, и от выбора зависит поведение.
Кусок текста внутри рамки. Выделяется мышью как обычное слово, после назначения подчёркивается и красится в цвет ссылок темы. Цвет этот берётся из настроек оформления, а не из настроек шрифта, и поменять его на отдельном слове обычными кнопками цвета не выйдет: цвет ссылок правится там, где настраивается цветовая схема презентации.
Рамка целиком. Если выделить не текст, а саму рамку по границе, ссылкой станет весь блок, включая пустое место вокруг букв. Внешний вид при этом не меняется вовсе - подчёркивания не появится.
Картинка или фигура. Тот же принцип: внешний вид не меняется, кликабельной становится вся площадь объекта. Это и есть основа любой кнопки.
Отдельная ячейка таблицы ссылку обычно не принимает, а вот текст внутри ячейки - принимает.
Куда может вести ссылка
Диалог назначения устроен одинаково почти везде: слева список типов назначения, справа поле адреса.
На слайд этой же презентации. Самый полезный вариант и самый недооценённый: именно на нём строятся меню и нелинейные показы. В списке слайдов есть и особые пункты - первый, последний, следующий, предыдущий, последний показанный. Последний из них незаменим для кнопки возврата: она вернёт зрителя туда, откуда он пришёл, независимо от того, с какого слайда был переход.
На адрес в сети. Пишется полностью, вместе с обозначением протокола в начале. Без него редактор иногда достраивает адрес сам, а иногда трактует запись как имя файла и выдаёт ошибку при показе.
На файл. Хрупкий вариант, потому что путь запоминается целиком. Если файл лежит рядом с презентацией и путь записался относительным, перенос переживёт папка целиком. Если путь абсолютный, ссылка сломается на первом же чужом компьютере.
На почтовый ящик. Открывает почтовую программу с заполненным адресом получателя, а при желании и темой письма. Если почтовой программы в системе нет, ничего не произойдёт вообще - на выступлении это выглядит как неработающая ссылка.
На новую презентацию. Пункт существует, но нужен редко: он создаёт пустой файл, а не открывает существующий.
Как называется этот пункт в разных программах
В настольных офисных пакетах гиперссылка живёт на вкладке вставки, рядом с примечаниями и надписями. В свободных офисных пакетах пункт находится там же, но диалог выглядит иначе: типы назначения вынесены в левую колонку с крупными значками, а для перехода по слайдам используется отдельный тип со смыслом «документ» и кнопка выбора цели.
В редакторах, работающих в браузере, набор беднее: ссылка на адрес в сети и переход на слайд есть почти всегда, ссылка на локальный файл - обычно нет, потому что у браузера нет прав ходить по вашему диску.
Универсальный обходной путь, когда пункт меню не находится: выделить объект, нажать правую кнопку мыши и посмотреть контекстное меню. Гиперссылка есть в нём практически в любом редакторе, а сочетание клавиш для неё почти везде одинаковое.
Кнопка: чем она отличается от обычной ссылки
Технически ничем: кнопка - это фигура, которой назначено действие. Разница в двух вещах.
Первая - готовые формы. В меню фигур есть отдельная группа со смыслом «управляющие кнопки»: домик, стрелки вперёд и назад, вопросительный знак, значок документа. Когда вы рисуете такую фигуру на слайде, редактор сразу открывает диалог настройки действия, и переход по умолчанию уже подставлен по смыслу значка - у стрелки вправо следующий слайд, у домика первый.
Вторая - диалог действия вместо диалога ссылки. У него две вкладки: по щелчку и по наведению указателя. Вторая позволяет сделать переход без нажатия, что удобно ровно в одном случае - для стенда с сенсорным экраном. На выступлении она вредна: докладчик проводит мышью над кнопкой и улетает на другой слайд посреди фразы.
Там же лежит настройка звука по нажатию. Мы советуем её не включать: на чужой аппаратуре звук либо не воспроизведётся, либо ударит по колонкам на полной громкости.
Как сделать понятной кликабельность
Зритель не обязан догадываться, что по фигуре можно нажать. Работают четыре приёма.
Форма. Прямоугольник со скруглёнными углами читается как кнопка, острый прямоугольник - как блок текста.
Контраст. Кнопка должна отличаться от фона слайда заливкой, а не только рамкой: на проекторе тонкая рамка часто теряется.
Подпись глаголом. «Открыть отчёт» понятнее, чем «Отчёт»: первое обещает действие, второе выглядит заголовком.
Размер. Если презентацию будут листать на сенсорном экране, кнопка меньше сантиметра по короткой стороне почти непопадаема. На слайде это примерно площадь крупной буквы заголовка.
Одинаковые по назначению кнопки должны выглядеть одинаково на всех слайдах и стоять на одном и том же месте. Проще всего добиться этого не копированием на каждый слайд, а размещением кнопок на образце слайдов - тогда они автоматически появятся везде и не разъедутся по миллиметру.
Меню и возврат: нелинейная презентация
Смысл ссылок раскрывается, когда презентация перестаёт быть линейной. Типовая конструкция такая.
Слайд-содержание с пунктами, каждый пункт - ссылка на первый слайд своего раздела. Внутри каждого раздела на образце стоит маленькая кнопка возврата, ведущая на слайд-содержание. На последнем слайде раздела - кнопка перехода к следующему разделу.
Такая схема нужна не для красоты. Она спасает на вопросах из зала: вместо перелистывания двадцати слайдов вперёд вы возвращаетесь в содержание и попадаете куда надо одним нажатием. Для этого же полезно настроить показ так, чтобы щелчок по пустому месту не листал слайды вперёд: в параметрах показа есть режим, где переход возможен только по кнопкам. Тогда случайный щелчок не собьёт вас с нужного места.
Почему ссылка не срабатывает
Разберём по частоте.
Вы в режиме правки. Самая частая причина: в редакторе ссылки не работают по построению, чтобы их можно было выделять и править. Проверять надо только запуском показа.
Адрес записан без протокола. Ссылка выглядит нормально, но при нажатии выдаёт ошибку или не делает ничего.
Файл переехал. Ссылка на локальный файл помнит путь. Перенесли презентацию на флешку без папки с файлами - ссылка мертва.
Ссылка назначена не тому объекту. Частая ситуация с картинками: ссылка досталась не картинке, а невидимой рамке под ней, и площадь нажатия оказалась смещена. Лечится проверкой в показе: наведите указатель и посмотрите, где он превращается в руку.
Объект перекрыт. Прозрачная фигура или растянутая на весь слайд картинка, лежащая поверх, перехватывает нажатия. Порядок объектов правится командами со смыслом «на передний план» и «на задний план».
Показ идёт в чужой программе. Просмотрщики и браузерные редакторы иногда блокируют переходы на внешние адреса или запрашивают подтверждение отдельным окном, которое легко не заметить на проекторе.
Обход всех ссылок перед выступлением
Проверка занимает пару минут и снимает почти все неприятности.
Запустите показ с первого слайда и пройдите каждую ссылку и каждую кнопку по очереди, включая кнопки возврата: именно они чаще всего ведут не туда после копирования слайдов. Проверьте, что после перехода вы можете вернуться обратно, а не оказались в тупике.
Если презентацию покажут не с вашего компьютера, скопируйте её вместе со всей папкой и проверьте ссылки на файлы уже там. И держите запасной вариант: важные внешние материалы лучше вставить в презентацию картинкой или отдельным слайдом, потому что сеть в зале работает не всегда, а ссылка на адрес в сети без сети - просто украшение.