Объединить несколько PDF-файлов в один документ можно двумя путями: без установки чего-либо, через онлайн-сервис или встроенные средства операционной системы, либо через офисный пакет или отдельную программу для работы с PDF, если такая задача возникает регулярно. В обоих случаях порядок действий похож: указываете файлы, при необходимости меняете их последовательность и поворот отдельных страниц, затем сохраняете результат как единый документ.
Способы без установки программ
Самый быстрый вариант для разовой задачи - онлайн-сервис объединения PDF. Такие сервисы принимают несколько файлов, показывают миниатюры страниц, позволяют перетащить их в нужном порядке и через минуту отдают готовый документ. Устанавливать ничего не нужно, работает прямо в браузере на любом компьютере.
При выборе онлайн-сервиса стоит обращать внимание на два момента: ограничение по суммарному объёму загружаемых файлов и наличие рекламы с кнопками, похожими на кнопку загрузки, - на бесплатных сервисах такие кнопки-приманки встречаются часто и могут увести не туда. Загрузка обычно занимает от нескольких секунд до пары минут в зависимости от размера файлов и скорости интернета.
Второй вариант без установки - встроенный просмотрщик документов, который есть в большинстве операционных систем. Он умеет открывать несколько PDF как отдельные вкладки или окна, а печать в PDF-принтер позволяет собрать из разных файлов один: открываете первый документ, добавляете к нему страницы остальных через функцию печати с сохранением в файл вместо бумаги. Способ не самый удобный и не всегда сохраняет исходное качество сканов, зато не требует ничего лишнего, если печать в PDF в системе уже настроена и файлов немного - две-три штуки. О том, как вообще определить, чем открывается конкретный файл, если система предлагает выбрать программу, мы рассказывали в статье про форматы файлов.
Способы с программами и офисным пакетом
Если объединять PDF приходится часто - раз в неделю и чаще, - разовые онлайн-сервисы утомляют повторной загрузкой файлов. Специализированный редактор PDF или модуль для работы с документами, встроенный в офисный пакет, решает задачу за несколько кликов и без выхода в интернет. Такие программы обычно показывают список добавленных файлов сразу с превью страниц, дают менять порядок перетаскиванием и сохраняют пресеты настроек для следующего раза.
Офисный пакет полезен ещё и тогда, когда часть материала лежит не в PDF, а в текстовом документе или таблице: сначала такой файл экспортируется в PDF, а затем добавляется к остальным. Если исходный файл не в PDF, но и не в привычном текстовом формате, стоит сначала разобраться, чем он открывается и как перевести его в PDF - об этом отдельная статья про конвертацию файлов в PDF.
Выбор между онлайн-сервисом и локальной программой обычно определяется частотой задачи и объёмом файлов. Разово собрать три документа - хватит браузера. Собирать пакеты документов каждую неделю, работать с папками по несколько десятков файлов или регулярно готовить одинаковые по структуре комплекты - удобнее в программе, которая запоминает настройки и не требует загрузки каждый раз заново.
Как задать порядок страниц
Порядок итогового документа определяется либо порядком добавления файлов целиком, либо порядком страниц внутри уже загруженного набора - зависит от инструмента. В большинстве сервисов и программ страницы показываются миниатюрами в общей ленте, и переставить их можно перетаскиванием мышью: взяли миниатюру, перенесли на нужное место, отпустили. Это удобнее, чем переименовывать исходные файлы цифрами в начале названия, чтобы они выстроились по алфавиту, - хотя такой трюк тоже работает, если инструмент сортирует файлы именно так.
Если объединяете больше пяти-шести файлов, проще заранее выписать нужную последовательность на бумаге или в заметке, а потом сверяться с ней при загрузке. Ошибка в порядке страниц официального документа - частая причина, по которой его приходится пересобирать заново.
Полезная привычка - называть исходные файлы так, чтобы порядок был понятен без открытия каждого: например, добавлять номер в начало имени. Тогда даже если инструмент выстраивает список по алфавиту, порядок останется правильным сам по себе, и перетаскивать миниатюры вручную почти не придётся.
Как повернуть страницы при объединении
Сканы часто попадают в файл повёрнутыми на девяносто или сто восемьдесят градусов - зависит от того, как лист лежал на сканере или как был сфотографирован. Почти все инструменты для объединения PDF дают повернуть отдельную страницу прямо в общем списке миниатюр, без выхода в отдельный редактор: обычно достаточно кликнуть по значку поворота под нужной страницей один или несколько раз, пока она не встанет вертикально.
Поворот стоит делать до объединения или сразу после - позже, когда документ уже сохранён и отправлен, вносить правки в отдельные страницы намного менее удобно. Проверяйте превью каждой страницы перед финальным сохранением: повёрнутый лист легко пропустить, особенно если файлов много и часть страниц выглядит почти одинаково.
Как объединить только часть страниц
Не всегда нужен файл целиком - иногда из многостраничного документа требуется одна глава или несколько листов. Большинство инструментов для объединения позволяют не только добавить весь файл, но и выбрать конкретные страницы из него: при добавлении файла открывается список всех его страниц, и лишние можно исключить галочкой или крестиком до того, как они попадут в общий документ.
Если инструмент такой функции не даёт, страницы сначала обрезают отдельно - через тот же инструмент или через функцию "извлечь страницы", которая есть почти во всех программах для PDF, - а затем уже обрезанный файл добавляют к остальным. Двухшаговый способ дольше, зато работает в любом инструменте, даже самом простом.
Частый случай - нужно вставить несколько страниц из одного документа в середину другого, а не в конец. Для этого сначала собирают итоговый порядок из отдельных кусков: первая часть основного файла, затем нужные страницы из второго документа, затем оставшаяся часть основного. Большинство инструментов позволяют перетаскивать миниатюры между разными загруженными файлами так же свободно, как внутри одного, поэтому такая сборка занимает не больше времени, чем простое объединение целых документов подряд.
Что делать со сканами и размером итогового файла
Сканы и фотографии документов - самая частая причина, по которой объединённый PDF весит гораздо больше суммы исходных файлов. Каждая страница-скан - это фактически картинка, и если сканировали в высоком разрешении или без сжатия, итоговый документ может занимать десятки мегабайт даже при небольшом числе страниц. Для многих задач - отправить документ по почте, загрузить в форму на сайте с ограничением по размеру - такой файл окажется слишком тяжёлым.
Решение простое: сжать исходные сканы до объединения, а не после. Если сканы - это фотографии, снятые телефоном, уменьшить их размер можно ещё на этапе съёмки или уже готовые файлы - подробный порядок действий есть в статье о том, как сжать фото без потери качества. У многих инструментов для объединения PDF есть и собственная настройка сжатия итогового документа - обычно она называется что-то вроде "качество" или "размер файла" и предлагает выбрать между максимальным качеством и минимальным весом. Для документов, которые нужно просто прочитать, среднего уровня сжатия обычно достаточно, и разница в размере файла получается в разы.
Риск загрузки документов с личными данными
Онлайн-сервисы для работы с PDF - удобный, но не всегда безопасный вариант, если в файлах есть паспортные данные, номера счетов, медицинские записи или другая личная информация. Загруженный на чужой сервер документ временно хранится там, и что именно происходит с копией после обработки - удаляется сразу, хранится какое-то время или используется ещё как-то - зависит от условий конкретного сервиса, которые редко кто читает целиком.
Для документов с личными данными разумнее выбрать способ без выгрузки в интернет: встроенный просмотрщик системы, офисный пакет или отдельную программу, установленную на компьютере, - все они объединяют файлы локально, ничего никуда не отправляя. Если задача разовая и без интернета никак, стоит хотя бы посмотреть, есть ли у сервиса заявление об автоматическом удалении файлов после обработки, и не выбирать сервис, который просит регистрацию с привязкой к документу. Дополнительно свести риск можно, заранее защитив папку с чувствительными файлами на своём компьютере - как это сделать, описано в статье про пароль на папку.
Как проверить результат перед отправкой
Перед тем как отправлять готовый документ дальше, стоит открыть его целиком и пролистать - не выборочно первую и последнюю страницу, а весь файл. На этом этапе чаще всего находятся три вещи: страница, вставленная не в том порядке, забытый поворот на девяносто градусов и случайно продублированная страница, если один и тот же файл был добавлен дважды. Заодно стоит проверить, что общее число страниц в объединённом файле совпадает с суммой страниц исходных документов - расхождение сразу покажет, что что-то пропущено или, наоборот, задвоено.
Если документ готовится для официальной подачи - в организацию, на портал госуслуг или в учебное заведение, - лишняя проверка не будет потерей времени: пересобрать файл и отправить заново обычно дольше, чем один раз внимательно пролистать готовый результат.