И таблица, и диаграмма ставятся на слайд через меню вставки. Для таблицы редактор спрашивает число строк и столбцов, рисует сетку прямо на слайде, и дальше вы заполняете её как обычный текст. Для диаграммы редактор сначала предлагает выбрать тип графика, а потом открывает маленькую таблицу с числами: вы правите числа, диаграмма перерисовывается сама. Третий путь - скопировать готовую таблицу или график из табличного редактора и вставить на слайд, и здесь важно выбрать, чем именно вставлять: живым объектом или картинкой.
Три способа поставить таблицу и чем они отличаются
Первый способ - создать таблицу прямо в редакторе презентаций. В меню вставки есть пункт со смыслом «Таблица»: он показывает сетку квадратиков, по которой вы протягиваете нужный размер, или просит ввести число строк и столбцов вручную. Такая таблица целиком живёт внутри файла презентации, редактируется на месте и оформляется теми же инструментами, что и остальные объекты слайда. Это правильный выбор в девяти случаях из десяти.
Второй способ - скопировать диапазон ячеек из табличного редактора и вставить на слайд. При обычной вставке содержимое превращается в такую же таблицу редактора презентаций, но формулы теряются, остаются только посчитанные значения. Это нормально: на слайде формулы всё равно не нужны.
Третий способ - вставить таблицу картинкой. В меню специальной вставки есть варианты со смыслом «рисунок» или «изображение». Картинка не сломается ни при переносе, ни при открытии в другой программе, но и поправить в ней опечатку уже нельзя, а при увеличении она размывается. Мы советуем этот путь только для сложных таблиц с хитрым оформлением, которое иначе разъезжается.
Отдельно стоит связанная вставка, при которой таблица на слайде остаётся привязанной к исходному файлу и обновляется вместе с ним. Звучит удобно, работает до первого переноса на другой компьютер: связь ищет файл по прежнему пути и рвётся.
Сколько строк реально помещается на слайде
Главная беда таблиц на слайдах - размер шрифта. Слайд смотрят с расстояния, и текст мельче двадцати пунктов из середины зала уже не читается, а с задних рядов не читается и двадцать четыре.
Отсюда практическая граница: примерно шесть-семь строк вместе с шапкой и четыре-пять столбцов. Всё, что больше, надо либо резать на два слайда, либо превращать в диаграмму, либо честно раздавать распечаткой. Таблица на двадцать строк, ужатая до десятого шрифта, не сообщает зрителю ничего, кроме того, что у вас много данных.
Если данные всё же нужны целиком, работает такой приём: на слайде оставляют сводную таблицу из нескольких итоговых строк, а полную кладут в конец презентации отдельным слайдом и ссылаются на неё в обсуждении.
Как оформить таблицу, чтобы её прочитали
Готовые наборы оформления в редакторе почти всегда пёстрые: цветные шапки, чередующаяся заливка строк, жирные границы. На экране проектора это превращается в рябь.
Работает обратное. Убрать вертикальные линии и оставить горизонтальные - глаз и так ведёт строку. Шапку выделить не заливкой, а полужирным начертанием и одной линией под ней. Числа выровнять по правому краю, текст по левому: столбец чисел с разной длиной, выровненный по центру, читается заметно хуже. Единицы измерения вынести в шапку, а не повторять в каждой ячейке.
И одно выделение цветом на всю таблицу: та строка или та ячейка, ради которой вы вообще показываете таблицу. Если выделено четыре ячейки, не выделено ни одной.
Диаграмма: откуда она берёт числа
При вставке диаграммы редактор открывает отдельное окошко с табличкой-заготовкой. Это не украшение, а источник данных: диаграмма рисует ровно то, что там записано. Заготовку надо не дополнить, а заменить своими числами, и обязательно убрать лишние строки и столбцы - если оставить пустые, на графике появятся пустые категории и висящая в воздухе легенда.
Табличка данных потом никуда не девается. Чтобы вернуться к ней, выделяют диаграмму и ищут в меню пункт со смыслом «изменить данные» или «править данные»: он есть и в контекстном меню по правой кнопке. В браузерных редакторах эта табличка иногда открывается прямо поверх слайда, а иногда требует переключения на связанный табличный файл.
Отдельный случай - диаграмма, скопированная из табличного редактора. При вставке программа спрашивает, вставлять со связью или без. Без связи диаграмма увозит копию данных внутрь презентации и работает всегда. Со связью она остаётся живой, но при переносе презентации на другой компьютер данные надо везти вместе с ней, иначе диаграмма покажет последнюю запомненную картинку и откажется обновляться.
Какой тип диаграммы под какую задачу
Типов в списке десятки, а рабочих - четыре. Остальные почти всегда хуже читаются.
| Что показываем | Тип | Чего избегать |
|---|---|---|
| Сравнение величин между собой | Столбцы или горизонтальные полосы | Объёмных вариантов: они искажают высоту |
| Изменение во времени | Линия | Столбцов, если точек больше десяти |
| Доли одного целого | Круг, но только при трёх-пяти долях | Кольца с дырой и долей меньше пяти процентов |
| Связь двух величин | Точечная | Соединяющих линий между точками |
Отдельно про объёмные диаграммы. Наклон и толщина у них добавляют не наглядности, а ошибки: ближний сектор круга кажется больше дальнего при равной величине. Для отчёта, где важны цифры, объём стоит выключать всегда.
Круговую диаграмму имеет смысл использовать только тогда, когда доли действительно складываются в сто процентов и их немного. Шесть долей уже требуют подписей, а с подписями круг проигрывает обычным полосам по читаемости.
Подписи, легенда и оси
Легенда сбоку заставляет зрителя бегать глазами туда-сюда и сопоставлять цвета. Если рядов на графике два-три, легенду лучше убрать вовсе, а названия рядов подписать прямо у линий или столбцов: почти в каждом редакторе есть настройка подписей данных, и в её параметрах можно включить показ имени ряда.
Подписи значений полезны, когда чисел мало и они важны. Когда столбцов двадцать, подписи превращаются в кашу, и тогда честнее оставить шкалу.
Про шкалу есть одно правило, которое стоит соблюдать без исключений: для столбцов вертикальная ось начинается с нуля. Сдвинутое начало визуально превращает разницу в пять процентов в разницу втрое, и на защите это первый вопрос, который вам зададут. Для линии, показывающей изменение, ноль не обязателен.
Заголовок диаграммы дублировать заголовком слайда не нужно. Либо одно, либо другое.
Что ломается при переносе на другой компьютер
Таблицы и диаграммы страдают при переносе чаще всего, и причин ровно три.
Шрифты. Если на чужой машине нет вашего шрифта, система подставляет другой, буквы становятся шире, и текст перестаёт помещаться в ячейки. Спасают шрифты из стандартного набора системы и запас пустого места в ячейках.
Связи с исходными файлами. Связанная таблица или диаграмма ищет файл по записанному пути. Путь на чужой машине другой, связь рвётся. Если презентацию отдают кому-то, все связи стоит разорвать заранее, превратив объекты в обычные внедрённые.
Другой редактор. Диаграмма, собранная в одном офисном пакете, в другом может открыться с потерей части оформления: заливки, скруглений, положения подписей. Сама геометрия графика при этом обычно переживает перенос.
Универсальная страховка - сохранить копию презентации в формат, который показывает всё как картинку, и взять её с собой вторым файлом. Она не редактируется, зато открывается везде и выглядит одинаково.
Частые ошибки и как их заметить заранее
Таблица шире слайда. Проверяется не глазами, а переходом в режим показа: в режиме правки края слайда видно хуже.
Диаграмма с заготовочными данными. Классика: тип графика поменяли, числа заменить забыли, и на защите на экране висит образец из четырёх категорий. Смотреть надо на подписи осей, а не на форму столбцов.
Слишком мелкий шрифт внутри диаграммы. Подписи осей масштабируются вместе с объектом, и при уменьшении графика они падают до восьми пунктов незаметно для автора.
Разные единицы в одной таблице. Столбец, где часть чисел в тысячах, а часть в штуках, читается неправильно и обнаруживается только на вопросе из зала.
Проверять всё это надо один раз и целиком: пройти презентацию в режиме показа на том экране, на котором будете выступать, и отойти от него на несколько шагов. Половина проблем с таблицами и диаграммами видна именно с расстояния.