Что нужно для сканирования: МФУ и рабочее соединение
Отсканировать документ на принтере получится за пару минут, если это МФУ (принтер со встроенным сканером) и он подключён к компьютеру - через кабель или по сети. Дальше достаточно открыть штатное приложение для сканирования, задать формат и разрешение, положить лист на стекло или в лоток автоподатчика и нажать кнопку. Никаких дополнительных программ ставить не нужно: в системе уже есть всё необходимое, а производитель МФУ обычно добавляет к драйверу собственное приложение сканирования, которое умеет чуть больше стандартного.
Если МФУ подключён кабелем напрямую к компьютеру, обычно достаточно один раз установить драйвер - и устройство будет видно сразу после включения. Если МФУ работает по сети - подключено к домашнему роутеру - оно должно быть в той же сети, что и компьютер, иначе приложение для сканирования его просто не найдёт в списке.
Как отсканировать документ через штатное приложение Windows
Проще всего начать со встроенного приложения системы для сканирования - оно называется «Сканер» и находится в общем списке программ. При первом запуске приложение само найдёт подключённый МФУ, если он включён и виден в сети или подсоединён кабелем.
Порядок действий:
- Положите документ на стекло сканера лицевой стороной вниз или в лоток автоподатчика лицевой стороной вверх - зависит от модели МФУ.
- Откройте приложение «Сканер».
- Выберите нужное устройство из списка, если подключено несколько.
- Укажите формат файла, разрешение и, если нужно, область сканирования.
- Нажмите кнопку предварительного просмотра, чтобы проверить, ровно ли лежит документ и не обрезан ли край.
- Запустите сканирование и укажите папку для сохранения файла.
Если приложения «Сканер» нет в системе, его можно бесплатно поставить из магазина приложений - весит оно немного и устанавливается за пару минут. Это приложение подходит для разовых задач: справка, договор, страница из книги. Для регулярного сканирования большого числа документов удобнее фирменная программа производителя МФУ - о ней дальше.
Как отсканировать через панель управления принтера
У части МФУ на корпусе есть собственный экран и кнопка «Сканировать» - тогда управлять процессом можно прямо с принтера, без компьютера. Готовый документ в этом случае обычно уходит в папку на компьютере, на флешку, вставленную в порт МФУ, или по электронной почте, если принтер настроен на отправку писем.
Если экрана на корпусе нет, но у производителя есть фирменная программа для управления МФУ (обычно она ставится вместе с драйвером), сканирование можно запустить и через неё. Такая программа часто предлагает больше настроек, чем встроенное приложение: пакетное сканирование, автоматическую обрезку полей по краю листа, распознавание текста прямо при сохранении, разделение многостраничного скана по границам отдельных документов.
Если фирменная программа не установилась вместе с драйвером или была случайно удалена, её обычно можно скачать отдельно с сайта производителя МФУ - там она идёт в комплекте с драйвером печати и сканирования или отдельным пакетом.
Какой формат выбрать: PDF или изображение
Формат зависит от того, что вы будете делать с файлом дальше.
| Формат | Когда подходит |
|---|---|
| Документ на несколько страниц, который нужно переслать или распечатать позже - страницы остаются в одном файле и открываются на любом устройстве | |
| JPEG | Фотография, рисунок или разовая страница, где важнее размер файла, чем точность цвета |
| PNG | Текст или схема с чёткими линиями, если важно сохранить максимальное качество без потерь |
Для большинства бытовых задач - справка, договор, квитанция - подходит PDF: формат открывается без специальных программ, и в один файл легко собрать сразу несколько страниц. Если после сканирования нужно посмотреть готовый файл, подробно о том, чем открыть PDF, мы писали отдельно.
Если документ нужен именно как картинка - например, чтобы вставить скан подписи или печати в другой файл, - выбирайте изображение, а не PDF: с изображением проще работать в графических редакторах и текстовых документах.
Цветное или чёрно-белое сканирование
Отдельная настройка, которую легко пропустить, - режим цвета. У большинства приложений для сканирования есть три варианта: цветной, оттенки серого и чёрно-белый (иногда его называют «текст» или «штриховой»).
Цветной режим стоит выбирать для документов, где важен цвет - печати, штампы, цветные диаграммы, фотографии. Оттенки серого подходят для документов с иллюстрациями или заливками, где цвет не принципиален, но важны полутона. Чёрно-белый текстовый режим - самый экономный по размеру файла и хорошо подходит для обычного печатного текста без картинок, но может огрублять мелкие детали и терять полутоновые элементы вроде размытой печати.
Если не уверены, какой режим выбрать, - берите оттенки серого: он даёт разумный компромисс между качеством и размером файла для большинства документов.
Какое разрешение сканирования ставить
Разрешение указывается в точках на дюйм и определяет, насколько чётким получится файл и насколько тяжёлым он будет.
- 150 точек на дюйм - достаточно для текстового документа, который нужно только прочитать на экране или отправить по почте.
- 300 точек на дюйм - стандартный выбор для большинства документов: договоров, справок, квитанций. Такого разрешения хватает и для печати копии.
- 600 точек на дюйм и выше - нужно только для фотографий или документов с мелкими деталями, которые планируется увеличивать или распечатывать в крупном формате.
Чем выше разрешение, тем больше весит файл и тем дольше идёт сканирование. Ставить максимум «на всякий случай» не стоит - для обычного документа это не даст выигрыша в качестве, зато сканирование займёт заметно больше времени, а готовый файл будет неудобно пересылать по почте или мессенджеру из-за размера.
Как отсканировать несколько страниц в один файл
Если нужно собрать многостраничный документ в один файл PDF, есть два пути.
Первый - использовать автоподатчик, если он есть в МФУ: листы кладутся стопкой, устройство прогоняет их одно за другим и само собирает результат в один файл. Это заметно быстрее и удобнее для документов на десять и более страниц.
Второй - сканировать по одной странице через стекло и добавлять их в тот же файл. В приложении «Сканер» и в большинстве фирменных программ производителей есть режим «добавить страницу» или «сканировать ещё» - он позволяет после каждого листа продолжить в тот же документ, а не создавать новый файл каждый раз. Важно проверить итоговый порядок страниц перед сохранением - при ручном сканировании их легко перепутать местами, особенно если документ двусторонний и страницы переворачивались вручную.
Если автоподатчик выдал сбой посреди пачки листов - зажевал один лист или взял сразу два, - не пугайтесь: обычно достаточно вытащить застрявший лист, поправить стопку и запустить сканирование заново с прерванной страницы, а не начинать весь документ с начала.
Что делать, если принтер или сканер не определяется
Если МФУ не появляется в списке устройств для сканирования, причины обычно такие, от частых к редким.
Во-первых, проверьте физическое подключение: кабель вставлен плотно, а для сетевого МФУ - устройство и компьютер находятся в одной сети. Часто помогает просто выключить и снова включить принтер: значительная часть сетевых сбоев решается именно так.
Во-вторых, убедитесь, что включена именно функция сканирования, а не только печать - у части моделей это два разных пункта в настройках устройства, и один может быть отключён отдельно от другого, например через экранное меню самого принтера.
В-третьих, проверьте, не пишет ли система «драйвер не найден» или «устройство не поддерживается» - тогда дело в отсутствующем или устаревшем драйвере, о нём дальше.
Если ничего не помогло, попробуйте временно отключить антивирус и брандмауэр - иногда они блокируют обмен данными между сетевым МФУ и компьютером, особенно при первом подключении устройства. После проверки сканирования их стоит включить обратно, а не оставлять выключенными на постоянной основе.
Как проверить и обновить драйвер сканера
Драйвер сканера - отдельный компонент, и его отсутствие или устаревшая версия - частая причина, по которой МФУ печатает, но не сканирует.
Проверить, установлен ли драйвер, можно в диспетчере устройств: там должен быть раздел с изображающими устройствами, где ваш сканер отображается без восклицательного знака рядом с названием. Если раздела нет вовсе или устройство отмечено значком ошибки, драйвер либо не установлен, либо работает некорректно.
Если драйвер отсутствует или помечен как проблемный, самый надёжный способ - скачать актуальную версию с официального сайта производителя МФУ, по точному названию модели. Автоматический поиск драйверов через систему тоже работает, но не всегда находит самую свежую версию именно для функции сканирования - производители часто выпускают отдельный пакет для неё, помимо базового драйвера печати.
После установки драйвера стоит перезагрузить компьютер и заново открыть приложение сканирования - обычно устройство сразу появляется в списке доступных. Если этого не произошло, проверьте в диспетчере устройств, не появился ли сканер под другим именем или в другом разделе - иногда после переустановки драйвера система регистрирует устройство заново.