Что такое формат PDF и почему он открывается везде одинаково
PDF - формат для документов, который создавался специально для того, чтобы файл выглядел одинаково на любом устройстве и в любой программе, которая его поддерживает: тот же шрифт, тот же размер текста, то же расположение картинок и таблиц, независимо от того, какая система и какая программа установлены на компьютере. Именно поэтому такой формат используют, когда важно, чтобы получатель увидел документ ровно в том виде, в каком его подготовил отправитель, - без риска, что вёрстка съедет из-за отсутствующего шрифта или другой версии программы. Это принципиально отличает его от текстовых форматов, где итоговый вид страницы часто зависит от того, какие шрифты установлены на конкретном компьютере, - открыв такой документ на чужой машине, легко получить съехавшую вёрстку.
Файл PDF устроен иначе: все шрифты и элементы оформления либо встроены прямо в файл, либо жёстко заданы координатами на странице, поэтому программе для просмотра не нужно ничего "досчитывать" или заменять на похожее. Из-за этого PDF стал стандартом для документов, которые должны выглядеть одинаково у отправителя и у получателя, - счетов, договоров, отсканированных документов, книг и печатных форм.
Ещё одна особенность формата - в него можно превратить практически любой документ независимо от того, в какой программе он был создан: таблицу, презентацию, отсканированный лист бумаги или страницу сайта. Большинство программ, которые умеют печатать документ на принтере, умеют и "напечатать" его в файл PDF вместо бумаги - для этого в списке доступных принтеров при печати обычно есть отдельный пункт, который сохраняет результат на диск вместо реальной печати. Это удобно, когда нужно превратить документ в PDF, но специальной программы для конвертации под рукой нет.
Как открыть PDF прямо в браузере
Самый простой способ посмотреть файл PDF, не устанавливая ничего дополнительно, - открыть его в браузере: практически любой современный браузер умеет показывать такие файлы прямо во вкладке. Для этого достаточно перетащить файл из проводника в открытое окно браузера либо открыть браузер и выбрать файл через пункт меню "Файл" и "Открыть".
В браузере, например Chrome или Firefox, открытый файл PDF показывается с базовой панелью инструментов сверху или сбоку: там обычно есть кнопки для увеличения масштаба, перехода между страницами, поиска по тексту документа и сохранения файла на компьютер. Этого достаточно, чтобы просто прочитать документ, но для более серьёзной работы с файлом - заполнения форм или добавления пометок - встроенных в браузер возможностей обычно не хватает.
Способ с открытием через браузер удобен ещё и тем, что не требует ничего сохранять на компьютер: если файл PDF пришёл по ссылке, современный браузер обычно открывает его прямо во вкладке, минуя загрузку на диск. Это особенно кстати, когда нужно один раз быстро посмотреть содержимое документа и не хочется засорять папку загрузок случайными файлами.
Как открыть PDF штатными средствами Windows
В системе не нужно ничего специально настраивать, чтобы открыть файл PDF, - она уже сама предлагает подходящую программу при двойном щелчке по файлу. Обычно по умолчанию для этого используется штатный браузер, встроенный в систему, который показывает документ похожим образом на любой другой браузер: с масштабированием, постраничным просмотром и простым поиском по тексту.
Если предпочтительнее открывать PDF в какой-то другой установленной программе, программу по умолчанию для этого типа файлов можно поменять через параметры системы, в разделе, отвечающем за приложения по умолчанию для конкретных типов файлов. Там выбирается расширение PDF, и рядом указывается, какая программа должна открывать такие файлы при двойном щелчке.
Если такой раздел параметров найти сразу не удаётся, тот же результат даёт и более короткий путь: щёлкнуть по любому файлу PDF правой кнопкой мыши, выбрать пункт "открыть с помощью" и там же указать, что использовать эту программу постоянно. Оба способа приводят к одному итогу, просто второй быстрее, если нужно поменять программу для конкретного файла или сразу для всех файлов такого типа.
Сторонние программы для чтения PDF
Помимо встроенных средств существуют отдельные специализированные программы для чтения PDF, и для повседневного просмотра документов их возможности часто избыточны, но для конкретных задач они удобнее браузера или штатного средства системы. Такая программа для чтения PDF обычно умеет:
- оставлять пометки и комментарии прямо на странице документа, не меняя исходный файл;
- заполнять интерактивные формы - поля, которые в файле специально сделаны для ввода текста;
- ставить электронную подпись на документ, что особенно актуально для договоров и официальных бумаг - подробнее о видах такой подписи и порядке действий мы рассказываем в статье о том, как подписать документ электронной подписью;
- печатать документ с дополнительными настройками, недоступными в браузере;
- сжимать файл, если он получился слишком большим из-за отсканированных страниц или встроенных изображений.
Если основная задача - просто прочитать документ, встроенных средств браузера или системы обычно достаточно, и устанавливать дополнительную программу нет смысла. Отдельная программа оправдана, когда PDF регулярно используется как рабочий документ, с которым нужно что-то делать, а не только читать.
При выборе такой программы стоит обращать внимание не столько на количество функций, сколько на то, насколько она "тяжёлая" для компьютера: некоторые специализированные программы для чтения PDF запускаются заметно дольше встроенных средств и занимают больше памяти, что особенно ощутимо на не самых новых компьютерах. Если нужны лишь пометки и подпись документа, разумнее выбрать компактную программу с базовым набором функций, а не самую многофункциональную из доступных.
Просмотр и редактирование PDF - в чём разница
Важно различать просмотр файла PDF и его редактирование - это разные по сложности задачи. Просмотр, добавление пометок поверх текста и заполнение готовых полей формы доступны в большинстве программ для чтения PDF, включая многие бесплатные.
А вот редактирование самого содержимого - изменение исходного текста, перестановка страниц местами, удаление страницы или замена картинки внутри документа - требует куда более серьёзных программ, потому что PDF изначально не создавался как формат для редактирования: текст в нём разбит на отдельные элементы с точными координатами, а не хранится связным потоком, как в обычном текстовом документе. Из-за этого правка PDF технически сложнее, чем правка исходного документа, из которого он был создан, и если у вас всё ещё есть исходный файл - таблица, документ или презентация, - разумнее внести правки именно в него, а затем заново сохранить как PDF, а не редактировать уже готовый файл напрямую.
Отдельно стоит сказать про операции, которые не затрагивают сам текст, а работают со страницами целиком: объединить несколько файлов PDF в один, разделить один файл на несколько, повернуть страницу или удалить лишний лист. Такие задачи решаются проще, чем правка текста внутри страницы, и с ними справляется куда более широкий круг программ, включая многие бесплатные и работающие прямо в браузере без установки чего-либо на компьютер. Если задача сводится именно к перестановке или объединению страниц, необязательно искать программу с полноценным редактированием текста - для этого достаточно инструмента попроще.
Что делать, если файл PDF не открывается
Если файл PDF отказывается открываться совсем, причин обычно две. Первая - файл действительно повреждён: например, скачивание прервалось на середине или сбой произошёл при передаче файла через почту либо мессенджер. В этом случае помогает повторное скачивание или повторная отправка файла - сам файл при этом теоретически исправить нельзя, повреждённые данные внутри не восстанавливаются.
Вторая причина встречается реже, но сбивает с толку сильнее: файл на самом деле не является файлом PDF, хотя носит такое расширение. Так бывает, если расширение поменяли вручную или файл сохранила программа, которая на деле записала его в другом формате. Проверить это можно, попробовав открыть файл текстовым редактором, - настоящий файл PDF в начале содержит характерный набор символов, а если вместо этого видна разметка совсем другого формата, дело именно в подмене расширения. В таком случае поможет только повторное получение файла в правильном формате от того, кто его создавал.
Есть и третий, менее очевидный случай: файл открывается, но показывает пустые или белые страницы вместо содержимого. Обычно это тоже признак повреждения, но частичного - файл скачался или сохранился не полностью, из-за чего программа для чтения показывает структуру документа, а не сам текст и картинки внутри него. Здесь тоже помогает только повторное получение файла целиком, а не попытки "починить" уже скачанную повреждённую копию - восстановить утраченные данные внутри такого файла программными средствами обычно невозможно.