Какие бывают виды электронной подписи
Российское законодательство выделяет три вида электронной подписи, и они различаются по надёжности и по тому, какую юридическую силу имеет подписанный ими документ.
Простая электронная подпись - это, по сути, подтверждение личности через код из смс, пароль в личном кабинете или похожий механизм. Она подтверждает, что документ отправили именно вы, но сама по себе не защищает содержимое документа от изменений после подписания.
Усиленная неквалифицированная подпись создаётся с помощью криптографических средств и однозначно определяет, кто подписал документ, а также позволяет обнаружить, вносились ли в документ правки после подписания. Для её использования стороны заранее договариваются о том, что признают такую подпись равнозначной собственноручной - обычно это закрепляется отдельным соглашением между ними.
Усиленная квалифицированная подпись - самый строгий вид. Её выдаёт удостоверяющий центр, аккредитованный по установленным правилам, а сертификат подписи хранится на защищённом носителе. Такая подпись по умолчанию имеет силу собственноручной подписи без каких-либо дополнительных соглашений между сторонами - это прямо закреплено законом.
Чем электронная подпись отличается от скана подписи
Отдельно стоит развести два разных понятия, которые часто путают. Скан или фотография собственноручной подписи, вставленная в документ как картинка, - это не электронная подпись в юридическом смысле. Такое изображение никак не подтверждает, что документ действительно подписал указанный человек, и не защищает содержимое от изменений после вставки картинки: кто угодно с доступом к файлу может скопировать изображение подписи в другой документ.
Настоящая электронная подпись устроена иначе: она криптографически связана с конкретным содержимым конкретного файла. Если после подписания в документ внести хотя бы одну правку, подпись становится недействительной, и это видно при проверке. Именно поэтому для документов, где важна юридическая значимость, простой картинки подписи недостаточно - нужна подпись одного из видов, описанных выше.
Для чего годится каждый вид подписи
Простой подписи достаточно для внутреннего документооборота, согласований внутри компании, некоторых операций в личных кабинетах на государственных и банковских сайтах - там, где риск от подделки невелик, а стороны заранее согласны на такой способ подтверждения.
Усиленная неквалифицированная подпись подходит для документооборота между компаниями, которые заключили между собой соглашение о её использовании, - например, для внутренних договоров и актов между постоянными партнёрами.
Усиленная квалифицированная подпись нужна там, где документ должен иметь безусловную юридическую силу без дополнительных договорённостей: отчётность в государственные органы, участие в электронных торгах, юридически значимый документооборот с контрагентами, ряд сделок с недвижимостью и другие ситуации, где закон прямо требует именно этот вид подписи.
Как получить квалифицированную электронную подпись
Квалифицированную подпись для физических лиц и большинства организаций выдаёт удостоверяющий центр, аккредитованный по установленным требованиям (для ряда категорий заявителей, например руководителей организаций и индивидуальных предпринимателей, выпуск идёт через уполномоченный государственный удостоверяющий центр).
Порядок в общих чертах одинаковый: нужно обратиться в удостоверяющий центр лично или через его сервис, предоставить документ, удостоверяющий личность, и, для представителя организации, документы, подтверждающие полномочия. После проверки данных подпись записывают на защищённый носитель - токен, похожий на флешку, - с которого сертификат нельзя скопировать в открытом виде. Вместе с носителем понадобится программа для работы с электронной подписью, которую устанавливают на компьютер отдельно.
Срок действия сертификата ограничен - обычно около года, - после чего подпись нужно продлевать или получать заново тем же способом. Заранее стоит уточнить в удостоверяющем центре точный список документов для вашей ситуации - он может отличаться для физического лица, индивидуального предпринимателя и представителя организации.
Что нужно установить на компьютере для работы с подписью
Кроме самого сертификата на токене, для работы с усиленной подписью на компьютере обычно нужны две вещи: программа-криптопровайдер, которая умеет создавать и проверять сами подписи, и драйвер для конкретной модели токена, без которого система не увидит подключённое устройство. Обе программы обычно выдаёт или рекомендует тот же удостоверяющий центр, где получена подпись, - там же можно получить и инструкцию по установке под вашу версию системы.
После установки стоит проверить, что токен определяется в системе: подключите его в порт и посмотрите, появляется ли он в списке подключённых устройств. Если устройство не определяется, скорее всего, не хватает именно драйвера токена, а не программы для работы с подписью - это разные компоненты, и установка одного без другого проблему не решает.
Как подписать документ Word
В текстовом редакторе есть встроенная функция строки подписи, которая позволяет добавить в документ поле для подписи без сторонних программ.
Порядок действий: поставьте курсор в то место документа, где должна быть подпись, откройте вкладку «Вставка», найдите раздел с текстом или подписями и выберите «Строка подписи». В открывшемся окне можно указать имя и должность подписанта - эти данные отобразятся рядом с полем подписи. После вставки поля дважды щёлкните по нему, чтобы подписать документ - редактор предложит выбрать сертификат подписи, если он установлен на компьютере (через тот самый токен), либо ввести подпись вручную, если используется более простой вариант подтверждения.
После подписания документ обычно переходит в режим только для чтения, чтобы защитить содержимое от случайных правок - это штатное поведение, а не ошибка. Если документ нужно снова отредактировать, придётся удалить существующую подпись и подписать заново уже после внесения правок - иначе итоговая подпись перестанет соответствовать содержимому.
Как подписать документ PDF
Файлы PDF можно подписать штатными средствами большинства программ для просмотра PDF - искать нужно раздел, который называется примерно «Заполнить и подписать» или «Работа с подписями».
Там, как правило, доступны два варианта: добавить простую графическую подпись (нарисовать её мышью, вставить изображение подписи или напечатать текстом) - это подойдёт для документов, где достаточно простой подписи, - либо подписать документ с помощью сертификата электронной подписи, если он установлен на компьютере через носитель. Во втором случае программа предложит выбрать нужный сертификат из списка доступных, так же как и при подписании в текстовом редакторе.
После подписания программа для просмотра обычно показывает пометку о наличии подписи прямо на странице документа и позволяет открыть подробности о том, кем и когда он подписан. Если документ должны подписать несколько человек по очереди, каждый следующий подписант обычно добавляет свою подпись поверх уже существующей, не затрагивая предыдущие - это одно из отличий полноценной электронной подписи от простой картинки.
Что делать, если токен с подписью потерян или украден
Если носитель с сертификатом подписи потерялся или его украли, нельзя просто подождать - до истечения срока действия сертификат остаётся рабочим, и им в теории может воспользоваться посторонний человек, если сумеет подобрать пароль доступа к токену. Первым делом нужно обратиться в удостоверяющий центр, который выдавал сертификат, и попросить его отозвать - это делает сертификат недействительным немедленно, а не только по истечении срока.
После отзыва старого сертификата придётся заново пройти всю процедуру получения подписи - с новым визитом в удостоверяющий центр и новым токеном. Это не самая приятная процедура, но она значительно быстрее и дешевле, чем последствия использования утерянной подписи посторонним человеком от вашего имени.
Что делать, если истёк срок действия подписи
Если срок действия сертификата подписи закончился, подписать им новый документ не получится - программа сразу сообщит о недействительном или просроченном сертификате. Уже подписанные ранее документы при этом не становятся недействительными задним числом: подпись остаётся привязанной к моменту, когда сертификат ещё был действителен, это подтверждает метка времени, которую фиксирует система при подписании.
Для продолжения работы нужно получить новый сертификат в удостоверяющем центре тем же способом, что и в первый раз, - на новом или на том же самом носителе, если он ещё исправен. Стоит начинать процесс продления заранее, за одну-две недели до истечения срока, чтобы не остаться без действующей подписи в момент, когда она срочно понадобится.
Как получателю проверить подпись
Получатель подписанного документа может проверить подпись прямо в программе, которой он открывает файл, - программы для просмотра PDF и текстовый редактор показывают статус подписи автоматически при открытии документа: действительна она, истёк ли срок действия сертификата или подпись не удалось подтвердить.
Для более строгой проверки, особенно если речь о квалифицированной подписи и важном документе, стоит воспользоваться отдельным сервисом проверки электронной подписи - такие сервисы есть у аккредитованных удостоверяющих центров и государственных ведомств. Туда загружается сам документ или файл подписи, и сервис показывает, кем выдан сертификат, действителен ли он на момент подписания и не вносились ли в документ изменения после того, как его подписали.
Если проверка показывает, что подпись недействительна или документ был изменён после подписания, доверять такому документу как юридически значимому не стоит - разумнее запросить у отправителя новый экземпляр.