Как сделать презентацию: план создания по шагам
Презентация делается в таком порядке: сначала продумывается структура и пишется текст по слайдам, затем выбирается программа и создаётся файл, после этого добавляется оформление - шаблон, цвета, шрифты, дальше вставляются изображения и графики, и в последнюю очередь - анимация переходов, если она вообще нужна. Начинать с оформления, как делают многие, - типичная ошибка: тогда структуру приходится ломать и пересобирать заново под уже готовые слайды. Разберём каждый шаг по порядку.
С чего начать: структура и текст, а не оформление
Прежде чем открывать программу для презентаций, стоит набросать план на обычном листе бумаги или в текстовом редакторе: сколько будет смысловых блоков, что идёт за чем, к какому выводу приходит выступление. У презентации, как у любого выступления, есть три части: вступление с темой и коротким планом, основная часть с аргументами или данными, и заключение с выводом или призывом к действию.
На этом этапе полезно сразу прикинуть, сколько слайдов понадобится под каждый блок. Один слайд - одна мысль: если на слайде приходится помещать два несвязанных тезиса, вероятно, нужен ещё один слайд, а не более мелкий шрифт. Текст на слайдах должен быть коротким - это опорные точки для выступающего и зрителя, а не полный текст доклада: если зачитывать презентацию слово в слово с экрана, слушать её станет неинтересно уже через пару минут.
Черновик текста удобнее готовить отдельно от самой презентации - в обычном текстовом документе, построчно по слайдам. Так проще перечитать всё целиком, увидеть повторы и лишние мысли, переставить блоки местами - в самой программе для презентаций, где каждый слайд открыт отдельно, оценить логику всего выступления целиком заметно сложнее. Уже готовый и вычитанный текст переносится в слайды в последнюю очередь, когда порядок блоков не будет больше меняться.
Выбор программы и создание пустого файла
Для презентаций подходит любая программа этого типа - как отдельно устанавливаемая, так и работающая прямо в браузере без установки. Разницы между ними для базовой задачи немного: везде есть слайды, шаблоны оформления, вставка изображений и текста, экспорт готового файла. Выбор чаще определяется тем, чем уже пользуется рабочее место или учебное заведение, и в каком формате презентацию попросили сдать.
При создании нового файла программа обычно сразу предлагает выбрать пропорции слайда - широкоформатные или классические. Для показа на современном экране или проекторе стоит выбирать широкоформатный вариант: он совпадает с пропорциями большинства экранов и не оставляет чёрных полос по бокам во время показа.
Оформление: шаблон, цвета и шрифты
Готовый шаблон оформления экономит время и обычно выглядит аккуратнее, чем оформление с нуля вручную, особенно если опыта в вёрстке слайдов немного. При выборе шаблона стоит сразу отсеивать варианты с ярким пёстрым фоном - на таком фоне текст читается хуже, а фотографии и графики визуально теряются. Спокойный однотонный или светлый фон почти всегда работает лучше.
Цветов на всю презентацию стоит использовать немного - двух-трёх основных достаточно: один для фона, один для текста, один акцентный для заголовков или выделения важного. Шрифт лучше выбрать один на всю презентацию, максимум два - один для заголовков, второй для основного текста, и не смешивать больше. Размер текста внутри слайда должен оставаться читаемым с расстояния - мелкий текст, который приходится разглядывать вблизи, на экране во время показа не читается вовсе.
Расположение элементов на слайде стоит держать одинаковым от слайда к слайду: заголовок всегда в одном месте, номер страницы - в одном и том же углу, отступы от края - одинаковые. Такое единообразие не бросается в глаза само по себе, но именно оно делает презентацию цельной, а не набором разрозненных экранов. Большинство программ помогают с этим сами через общий шаблон оформления - при его использовании расположение заголовка и основного текста задаётся один раз и применяется ко всем слайдам автоматически.
Изображения, графики и таблицы в презентации
Изображение на слайде должно быть по делу, а не для заполнения пустого места: случайная картинка отвлекает от смысла сильнее, чем помогает его донести. Перед вставкой стоит проверить качество картинки - размытое или пикселизированное изображение, растянутое на весь слайд, сразу снижает впечатление от всей презентации, даже если содержание было безупречным.
Числовые данные почти всегда лучше воспринимаются в виде графика или диаграммы, чем в виде таблицы с цифрами - глазу легче считать со столбиков или линии, чем сравнивать числа построчно. Таблицу стоит оставлять для тех случаев, когда важны именно точные значения, а не общая тенденция. При этом таблица на слайде не должна быть перегружена: если строк и столбцов много, часть данных стоит либо укрупнить, либо вынести в отдельный раздаточный материал, который слушатели получат отдельно от презентации на экране.
Анимация и переходы между слайдами - когда уместны
Анимация появления текста и эффектные переходы между слайдами - самый частый способ испортить неплохую презентацию. Лёгкое появление элементов по щелчку иногда действительно помогает - например, когда нужно раскрывать список пунктов по одному, не выдавая сразу весь ответ. Но вращающиеся, вылетающие и мигающие эффекты отвлекают внимание от содержания и в деловой презентации почти всегда лишние.
Общее правило простое: если анимация решает конкретную задачу - управляет вниманием, показывает последовательность - её стоит оставить. Если она добавлена просто потому, что доступна в программе и выглядит эффектно на первый взгляд, от неё лучше отказаться.
Отдельная рекомендация касается перехода между слайдами: он должен быть одним и тем же на протяжении всей презентации, а не разным на каждом слайде. Смена типа перехода от слайда к слайду выглядит хаотично и переключает внимание зрителя на сам эффект вместо содержания. Простое плавное появление без лишних движений почти всегда работает лучше любого эффектного варианта - оно не мешает восприятию и не устаревает со временем, в отличие от модных на короткий срок анимаций.
Речь и тайминг: сколько слайдов на сколько минут
Число слайдов стоит планировать от времени выступления, а не наоборот. Ориентировочно на один слайд уходит от одной до двух минут внимания слушателя, если на нём есть что обсудить, а не просто показать. Для выступления на десять минут это примерно от пяти до восьми слайдов, а не двадцать пять, которые пролистываются бегло и не запоминаются вовсе.
| Длительность выступления | Примерное число слайдов |
|---|---|
| 5 минут | 3-5 |
| 10 минут | 5-8 |
| 20 минут | 10-15 |
| 40 минут | 20-25 |
Числа в таблице ориентировочные и зависят от темы и стиля подачи, но общий принцип верен почти всегда: чем плотнее по времени выступление, тем меньше слайдов должно на него приходиться, а не наоборот. Отдельно стоит один раз прогнать презентацию вслух с секундомером до самого выступления - это единственный надёжный способ понять, укладывается ли реальный рассказ во время, а не полагаться на прикидку на глаз.
Сохранение, экспорт и показ презентации на другом компьютере
Готовую презентацию стоит сохранять не только в родном формате программы, но и в виде отдельного файла для показа - это подстраховка на случай, если на компьютере, где предстоит выступать, установлена другая программа или её версия и часть оформления, шрифтов или анимации отобразится иначе. Экспорт в формат для чтения без редактирования подходит для рассылки материала слушателям после выступления, если презентацию не планируется дальше редактировать.
Если презентацию нужно показать с чужого компьютера, а не со своего, стоит заранее проверить два момента: что используемые шрифты действительно есть на том компьютере (иначе система молча заменит их на другие, и вёрстка слайдов может съехать), и что вставленные видео или аудио сохранены вместе с файлом, а не подключены по ссылке на файл, оставшийся на своём компьютере. Проще всего взять презентацию с собой на съёмном носителе целиком вместе с папкой, где лежат все вставленные материалы, а не полагаться на то, что всё подтянется само.
Полезная привычка - открыть готовый файл заново на другом компьютере до самого выступления, а не в момент, когда все уже собрались в зале. Такая проверка занимает пару минут, а находит именно те мелочи, которые иначе всплывают в самый неподходящий момент: съехавший шрифт, пропавшую картинку, не запустившееся видео. Отдельно стоит держать под рукой резервную копию презентации - на почте или в облачном хранилище, - на случай если съёмный носитель с собой не откроется на чужом компьютере вовсе.