С чего начать: создание файла и выбор макета слайда
Открываем программу PowerPoint и создаём новый файл - обычно это делается через начальный экран с шаблонами или через пункт меню "Файл" и "Создать". Для инструкции с кнопками важнее не шаблон, а макет отдельного слайда: это заготовка с уже расставленными местами под заголовок, текст или картинку. Макет выбирается на панели инструментов в разделе, отвечающем за структуру слайда, - там обычно есть варианты вроде "заголовок и текст", "два блока рядом", "только заголовок" или "пустой слайд".
Макет можно поменять в любой момент, не начиная слайд заново: программа перестраивает элементы под новый вариант, сохраняя уже введённый текст там, где это возможно. Это удобно, если план слайда меняется по ходу работы - не нужно пересоздавать слайд, достаточно выбрать другой макет.
Помимо макета отдельного слайда, у всей презентации есть общая тема оформления - набор цветов, шрифтов и расположения элементов, который применяется сразу ко всем слайдам. Выбрать тему можно на отдельной вкладке верхней панели инструментов, обычно она называется "Дизайн". Тема задаёт общий вид, а конкретное содержание каждого слайда всё равно определяется его собственным макетом - эти два уровня настройки работают вместе, а не вместо друг друга.
Как добавить, удалить и переставить слайды
Слайды в редакторе презентаций отображаются столбцом миниатюр в левой части окна. Чтобы добавить новый слайд, нажимаем кнопку с плюсом над этим списком или вызываем то же действие через правую кнопку мыши на существующем слайде. Новый слайд появляется сразу после текущего и наследует похожий макет, который при необходимости можно сменить.
Удалить слайд так же просто: щёлкаем по нему правой кнопкой мыши в списке миниатюр и выбираем пункт удаления, либо выделяем миниатюру и нажимаем клавишу удаления на клавиатуре. Переставить слайды местами можно перетаскиванием миниатюры мышью в нужное место списка - порядок слева всегда соответствует порядку показа.
Если нужно быстро скопировать слайд с похожим содержимым, проще продублировать существующий, чем создавать новый с нуля: правая кнопка мыши по миниатюре и пункт "дублировать слайд" сохраняет всё оформление и содержимое, остаётся только поменять текст.
Для больших презентаций удобно группировать слайды в разделы - это отдельная функция, доступная через ту же правую кнопку мыши на миниатюре. Раздел позволяет свернуть группу слайдов в списке до одной строки с названием, что упрощает навигацию по презентации из полусотни слайдов и удобно при подготовке, когда над разными частями презентации работают по очереди.
Как вставить текст, картинку, таблицу и диаграмму
Текст добавляется через готовые текстовые блоки макета - достаточно щёлкнуть внутри такого блока и начать печатать. Если нужен текст вне стандартных блоков, на панели инструментов есть отдельная кнопка для вставки текстового поля произвольного размера и расположения.
Отдельного упоминания заслуживает панель форматирования текста, которая появляется сверху при выделении текстового блока: там собраны привычные по любому текстовому редактору кнопки для выбора шрифта, размера, начертания и выравнивания. Она работает так же, как и в других офисных программах, поэтому разбираться с ней отдельно почти не нужно - разница только в том, что здесь эти настройки применяются к тексту на слайде, а не к абзацу документа.
Для картинки на панели инструментов есть раздел вставки, где отдельная кнопка отвечает за изображение с компьютера, а рядом обычно расположена возможность вставить изображение из интернета. После вставки картинку можно перетаскивать и менять её размер, потянув за угловые маркеры рамки.
Таблица вставляется через тот же раздел панели инструментов: выбирается число строк и столбцов, после чего таблицу можно заполнять как обычную сетку, а её внешний вид - границы, заливку ячеек - настраивать через появляющуюся при выделении таблицы дополнительную панель.
Диаграмма вставляется похожим образом - через отдельную кнопку в разделе вставки. После выбора типа диаграммы открывается небольшая таблица с исходными данными: значения в ней и определяют, что покажет диаграмма. Изменить данные и тип диаграммы можно в любой момент после вставки, не удаляя её.
Все вставленные элементы - текстовые блоки, картинки, таблицы, диаграммы - можно перемещать по слайду простым перетаскиванием, а точное расположение и размер задавать через панель, которая появляется справа или сверху при выделении элемента. Там же обычно находятся кнопки выравнивания относительно слайда или относительно других элементов, которые помогают расставить всё аккуратно, не полагаясь только на глазомер.
Где находится панель переходов между слайдами
За анимацию смены слайдов при показе отвечает отдельная вкладка на верхней панели инструментов, обычно она называется "Переходы". На ней собраны варианты того, как один слайд сменяется другим - плавным исчезновением, сдвигом, наплывом и так далее. Переход выбирается для текущего выделенного слайда одним щелчком по варианту в галерее, а рядом обычно есть настройки скорости перехода и звука.
Здесь же есть кнопка "применить ко всем слайдам" - она задаёт одинаковый переход для всей презентации, что в большинстве случаев выглядит аккуратнее, чем разные эффекты на каждом слайде. Подробнее о том, как не переборщить с переходами и анимацией и вообще про правила хорошего оформления, мы рассказываем в статье про то, как сделать красивую презентацию.
Режим показа слайдов и режим докладчика
Когда содержимое готово, для самого выступления используется режим показа слайдов - он запускается отдельной кнопкой, обычно расположенной в правом нижнем углу окна или на вкладке "Показ слайдов" верхней панели. В этом режиме презентация разворачивается на весь экран, интерфейс редактирования скрывается, а переключение слайдов происходит щелчком мыши, клавишами со стрелками или колёсиком мыши.
Если компьютер подключён ко второму экрану или проектору, доступен режим докладчика: на экране, который видит зрительный зал, показывается только сам слайд, а на экране докладчика - тот же слайд, следующий слайд, заметки к текущему слайду и время выступления. Это удобно, чтобы иметь перед собой подсказки, не показывая их залу. Включается режим докладчика автоматически при показе на два экрана, а вручную его можно проверить и настроить на вкладке показа слайдов.
Заметки, которые видны докладчику, добавляются заранее, ещё на этапе подготовки: под областью самого слайда в обычном режиме редактирования есть отдельное поле для заметок, куда можно вписать план того, что сказать по этому слайду, ключевые цифры или напоминание, на что обратить внимание. Во время самого показа эти заметки видит только докладчик через свой экран, а зрительному залу они не показываются никогда, даже если проектор всего один.
Внутри режима показа доступна и быстрая навигация не по порядку: щелчок правой кнопкой мыши открывает меню с переходом к конкретному слайду по номеру или названию, что полезно, если по ходу выступления нужно вернуться назад или, наоборот, пропустить часть слайдов без необходимости листать их один за другим.
Как сохранить и экспортировать презентацию для показа на чужом компьютере
Обычное сохранение через сочетание клавиш или пункт меню "Файл" и "Сохранить" оставляет файл в родном формате редактора - его без проблем открывает та же программа на другом компьютере, если она там установлена. Но если презентацию нужно показать на компьютере, где нет уверенности в наличии такой программы, разумнее заранее позаботиться об экспорте.
Через пункт меню "Файл" и "Экспорт" презентацию можно сохранить в виде файла PDF - в таком файле сохраняется весь внешний вид слайдов, но пропадают анимация и переходы, зато открыть его можно почти на любом компьютере. Ещё один вариант экспорта - сохранение в виде файла, который запускает показ слайдов сразу при открытии, без необходимости заходить в саму программу. Такой файл удобен, если нужно просто показать презентацию, не редактируя её.
Если в презентации есть видео или нестандартные шрифты, перед показом на чужом компьютере стоит явно проверить, что элементы отображаются: некоторые форматы видео или отсутствующие на другом компьютере шрифты могут не воспроизвестись или замениться на стандартные, из-за чего оформление слайда "поедет".
Есть отдельная настройка, которая снижает этот риск: при экспорте или сохранении можно включить внедрение используемых шрифтов прямо в файл презентации - тогда шрифт переносится вместе с содержимым и не зависит от того, установлен ли он на компьютере, где презентацию будут показывать. Эта настройка обычно находится в тех же параметрах сохранения файла, что и выбор формата, и стоит нескольких лишних мегабайт размера файла ради уверенности, что оформление не съедет в решающий момент.
Полезная привычка перед любым важным показом - открыть готовый файл именно на том компьютере или хотя бы на похожем оборудовании заранее, а не полагаться на то, что всё перенесётся автоматически. Это касается не только шрифтов и видео, но и общего масштаба: если презентацию готовили на одном экране, а показывать будут на другом с иным соотношением сторон, стоит заранее посмотреть, как элементы располагаются на новом экране, и при необходимости поправить их расположение.