Коротко: презентация на компьютере делается в программе для слайдов - установленной или работающей прямо в браузере, - и складывается из четырёх этапов: продумать структуру, наполнить слайды текстом и изображениями, привести оформление к единому виду и сохранить файл в формате, который откроется там, где презентацию будут показывать. Сам процесс занимает от получаса на короткий доклад до нескольких часов на подробную презентацию с графиками и иллюстрациями.
С чего начать: выбор программы
Презентацию можно собрать в установленной на компьютере программе или в бесплатном веб-сервисе, работающем прямо в браузере без установки. У установленных программ обычно шире набор инструментов оформления и не требуется постоянное подключение к интернету, у веб-версий - более простой доступ с любого устройства и встроенное автосохранение, из-за которого сложнее потерять несохранённую работу.
Если на компьютере нет ни одной программы для презентаций, посмотрите в сторону бесплатных офисных пакетов - они умеют почти всё то же самое, что и платные аналоги, разве что набор готовых шаблонов оформления обычно скромнее. Для короткого рабочего или учебного доклада этого более чем достаточно, и переплачивать за более продвинутый инструмент ради разовой задачи смысла нет. Подробнее о том, какие бесплатные варианты существуют и чем они отличаются друг от друга, мы разбирали отдельно в материале про бесплатные программы для документов и таблиц.
Есть и промежуточный вариант - веб-версия программы, которая привычна вам по установленному пакету. У многих разработчиков офисных пакетов помимо десктопной версии есть облегчённая версия, работающая в браузере с ограниченным набором функций, но полностью бесплатная и не требующая установки. Она подходит, если презентацию нужно сделать быстро на чужом компьютере или на устройстве, где нет прав на установку программ.
Структура: сколько слайдов и что на них должно быть
Прежде чем открывать программу, разумно набросать план на бумаге или в текстовом документе: тема, основные пункты, которые нужно раскрыть, и вывод. Это экономит время на этапе сборки - переставлять пункты плана в текстовом виде значительно быстрее, чем переставлять уже готовые слайды с оформлением.
Универсального правила по числу слайдов нет, но есть ориентир: один слайд должен раскрывать одну мысль, а не несколько сразу. Если на слайде скопилось два-три несвязанных тезиса, обычно логичнее разделить его на два. Первый слайд - заголовок и тема, последний - краткий вывод или контакты для вопросов, всё, что между ними, - последовательное раскрытие темы от общего к частному.
Полезный ориентир по времени - примерно одна-две минуты устного рассказа на слайд, если презентация сопровождает доклад, а не читается самостоятельно. Отсюда легко прикинуть нужное количество слайдов под отведённое время выступления: доклад на десять минут редко требует больше семи-десяти слайдов, и попытка втиснуть в это время вдвое больше почти всегда оборачивается тем, что докладчик либо не успевает, либо начинает бегло проговаривать половину слайдов, не раскрывая их толком.
Отдельно стоит продумать, для чего собирается презентация - для показа с устным сопровождением или для самостоятельного изучения без докладчика. Во втором случае слайды нужно делать заметно подробнее, с более развёрнутым текстом, потому что зритель не получит устных пояснений и должен понять всё по написанному. Смешивать оба подхода в одном документе - редко удачная идея: презентация получается либо слишком перегруженной для показа, либо слишком скудной для самостоятельного чтения.
Оформление: единый стиль важнее сложного дизайна
Самая частая причина, по которой презентация выглядит неаккуратно, - разнобой в оформлении: разные шрифты на соседних слайдах, разные размеры заголовков, случайные цвета. Проще всего избежать этого, выбрав один готовый шаблон оформления в самом начале работы и не отклоняться от него - большинство программ предлагают набор шаблонов уже на этапе создания новой презентации.
Внутри шаблона стоит придерживаться простых правил: не больше двух-трёх шрифтов на весь документ, контрастный текст относительно фона, чтобы он читался и с расстояния, и достаточно крупный размер шрифта - мелкий текст, который хорошо виден на экране монитора, часто становится нечитаемым при показе на проекторе или большом экране в зале.
Текст, изображения и графики
Слайд с презентацией - это опора для устного рассказа, а не документ для чтения слово в слово. Если весь текст доклада перенесён на слайды сплошными абзацами, слушатели читают экран вместо того, чтобы слушать докладчика, а сам доклад теряет смысл. Практика, которая обычно работает лучше, - короткие тезисы и ключевые цифры на слайде, а подробности идут в устном сопровождении.
Изображения и графики стоит добавлять там, где они действительно поясняют мысль, а не просто заполняют пустое место на слайде. Если нужно показать динамику или сравнение цифр, готовый график удобнее построить в табличном редакторе и вставить как изображение в презентацию, чем пытаться воспроизвести диаграмму средствами самой программы для слайдов, - так исходные цифры и итоговая картинка остаются в одном месте.
Переходы и анимация: без фанатизма
Эффекты смены слайдов и анимация появления текста могут выглядеть эффектно в небольшом количестве, но быстро утомляют, если применены к каждому элементу подряд. Для рабочей или учебной презентации разумно ограничиться одним простым переходом между слайдами или обойтись вовсе без анимации - внимание аудитории должно быть на содержании, а не на визуальных эффектах.
Есть и практическая причина быть аккуратнее с анимацией: сложные эффекты не всегда корректно переносятся при сохранении в другой формат или открытии в другой программе, а на слабом компьютере могут заметно тормозить показ, особенно если презентация большая и в ней много изображений.
Как сохранить и показать презентацию на другом компьютере
Презентацию стоит сохранять в родном формате программы, в которой она создавалась, - это единственный вариант, гарантированно сохраняющий все возможности редактирования при повторном открытии. Но если показывать её планируется на другом компьютере, где нет уверенности в наличии той же программы, разумно дополнительно сохранить копию в PDF - формат откроется практически на любом устройстве без риска, что шрифты или расположение элементов съедут при переносе.
У PDF-версии есть обратная сторона - анимация и переходы в ней не сохраняются, документ становится статичным набором страниц. Для доклада, где анимация не играет ключевой роли, это не проблема, но если эффекты были важной частью подачи, разумнее взять с собой оба варианта файла на всякий случай.
Если презентацию нужно передать другому человеку для правок или совместной работы, а не только показать, стоит заранее договориться, в какой программе она будет открыта на той стороне - несовпадение версий и программ иногда меняет расположение элементов на слайде даже при сохранении в родном формате, не говоря уже о переносе между принципиально разными программами. Для совместной работы над одним документом удобнее веб-версии с возможностью открыть один и тот же файл нескольким людям одновременно, чем пересылка файла туда-обратно по почте.
Частые ошибки, которые портят даже хороший доклад
Даже при хорошо продуманном содержании презентацию легко испортить техническими мелочами. Стоит заранее проверить несколько вещей: открывается ли файл на том компьютере, где будет показ, не съезжает ли оформление из-за отсутствующих шрифтов, работают ли вставленные видео и звук, если они есть, и достаточно ли крупный шрифт виден с задних рядов зала, а не только вблизи монитора. Проверку лучше проводить не на своём привычном компьютере, а по возможности на том самом устройстве и проекторе, где предстоит показ, - именно там чаще всего обнаруживаются нюансы вроде другой цветопередачи или непривычного соотношения сторон экрана.
Отдельная частая ошибка - переносить в презентацию слишком много текста «на всякий случай», опасаясь что-то забыть в устной части. Если вы не уверены, что все данные для оформления, включая используемые изображения и шрифты, открываются нужной программой без дополнительных установок, стоит проверить это заранее, а не непосредственно перед выступлением. Лучше держать под рукой краткий план на отдельном листе или в заметках, а на слайдах оставлять только то, что действительно нужно аудитории увидеть глазами.
Ещё одна ошибка встречается на этапе подготовки к самому показу, а не при создании слайдов, - отсутствие резервного варианта на случай технических проблем. Если презентацию показывают с флеш-накопителя или пересылают заранее организаторам, стоит держать при себе ещё одну копию файла - в облачном хранилище или на почте - на случай, если основной носитель не сработает или файл не откроется на месте по неизвестной заранее причине. Пять минут на дублирование файла перед выступлением избавляют от риска сорвать доклад из-за технической мелочи, которая никак не связана с содержанием самой презентации.